دورة تدريبية في إعداد خطة حفظ الوثائق للجهات الحكومية
انسجامًا مع جهوده الدؤوبة لتعزيز مهارات الأرشيفيين وتطوير خبراتهم في المؤسسات الحكومية، نظم الأرشيف والمكتبة الوطنية دورة تدريبية متخصصة حول إعداد خطط حفظ الوثائق. تأتي هذه الدورة في سياق تنظيم الوثائق والسجلات الحكومية، بما يتوافق مع القانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008 ولائحته التنفيذية.
تفاصيل الدورة التدريبية
استهدفت الدورة التدريبية، التي أقيمت افتراضيًا، موظفي الجهات الحكومية في دولة الإمارات العربية المتحدة، بهدف تدريبهم على إعداد الأدوات اللازمة لإدارة الوثائق، وعلى وجه الخصوص، آلية إعداد خطة حفظ الوثائق. هذه الخطة تعتبر أداة حيوية لتحديد المدة الزمنية لحفظ الوثائق في كل مرحلة من مراحلها العمرية داخل الجهة الحكومية. كما أنها تمثل وسيلة فعالة لتتبع الوثائق منذ إنشائها، وضبط عمليات الحفظ الدائم أو التخلص من الوثائق غير الضرورية.
محاور الدورة وأهميتها
قدم الدورة الأستاذ أحمد موجب، خبير الأرشفة، الذي سلط الضوء على نظام إدارة الوثائق والتحديات التي تواجهها الإدارة الحديثة في هذا المجال. كما شرح بالتفصيل خطة حفظ الوثائق وأهميتها، وأهدافها، وطريقة إعدادها. بالإضافة إلى ذلك، استعرض مكانة الخطة في اللائحة التنفيذية لقانون الأرشيف والمكتبة الوطنية.
خطة حفظ الوثائق المشتركة
تناولت الدورة التدريبية أيضًا خطة حفظ الوثائق المشتركة في الجهات الحكومية الاتحادية، التي أعدها الأرشيف والمكتبة الوطنية. تهدف هذه الخطة إلى تحديد الوثائق المتشابهة في جميع الجهات الحكومية، بهدف تنظيم عملية التصرف فيها. وتتيح هذه الأداة الفنية والقانونية للجهات الحكومية إمكانية متابعة مدد الاحتفاظ بالوثائق التي تنتجها وتستقبلها، بناءً على قيمتها والاشتراطات القانونية، وتحديد مصيرها النهائي، سواء بالحفظ الدائم في الأرشيف والمكتبة الوطنية أو الإتلاف وفقًا للإجراءات القانونية المعتمدة.
تفاعل المشاركين وأثره
أبدى المشاركون في الدورة اهتمامًا كبيرًا بهذا النوع من الفعاليات التي تسهم في تطوير قدراتهم المهنية في مجال تخصصهم وعملهم. هذا التفاعل يعكس الحاجة المستمرة لتطوير المهارات والخبرات في مجال الأرشفة وإدارة الوثائق في القطاع الحكومي.
وأخيرا وليس آخرا
إن تنظيم هذه الدورة التدريبية يعكس التزام الأرشيف والمكتبة الوطنية بتطوير الكفاءات الوطنية في مجال الأرشفة، وتعزيز القدرة على إدارة الوثائق الحكومية بكفاءة وفعالية. يبقى السؤال مفتوحًا حول كيفية الاستفادة القصوى من هذه المبادرات التدريبية لضمان تحقيق أفضل الممارسات في حفظ وإدارة الوثائق على مستوى الدولة.
