دورة تدريبية للأرشيف والمكتبة الوطنية حول إجراءات تحويل الوثائق
في سياق جهوده المستمرة لتعزيز كفاءة إدارة الوثائق الحكومية، نظم الأرشيف والمكتبة الوطنية دورة تدريبية افتراضية متخصصة. تناولت الدورة إجراءات وآليات تحويل الوثائق غير النشطة داخليًا في الجهات الحكومية، بدءًا من الوحدة التنظيمية المنشئة للوثائق وصولًا إلى وحدة الوثائق، بالإضافة إلى الوثائق التاريخية المنتقلة من الجهات الحكومية إلى الأرشيف والمكتبة الوطنية.
تأتي هذه الدورة كجزء من سلسلة متكاملة من الدورات التدريبية التي يقدمها الأرشيف والمكتبة الوطنية للجهات الحكومية الاتحادية، بهدف تطوير مهارات العاملين في مجال الأرشفة وإدارة الوثائق.
تفاصيل الدورة التدريبية
الأدوات القانونية والمعايير الدولية
قدم أحمد موجب، خبير الأرشفة في الأرشيف والمكتبة الوطنية، عرضًا تفصيليًا خلال الدورة التدريبية، مستعرضًا الأدوات القانونية المتمثلة في القانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008 بشأن الأرشيف والمكتبة الوطنية وتعديلاته ولائحته التنفيذية، بالإضافة إلى المقاييس الدولية ISO التي يتم الاعتماد عليها لضمان تنفيذ الإجراءات بشكل صحيح.
أهداف عملية تحويل الوثائق
حددت الدورة التدريبية الأهداف الرئيسية لعملية تحويل الوثائق، وعلى رأسها نقل الوثائق غير النشطة من أماكن نشأتها وحفظها في ظروف مناسبة في مخازن مخصصة لهذا الغرض داخل الجهة المعنية. كما بينت الدورة مسؤولية كل طرف مشارك في عملية التحويل، مما يضمن سير العملية بسلاسة وكفاءة.
الجانب العملي والتوعية
تكامل الجانب النظري مع الجانب العملي في الدورة، حيث قدم خبير الأرشفة شرحًا مفصلًا لإجراءات التحويل، مع التركيز على أهمية المرحلة الثالثة من عمر الوثيقة، وهي مرحلة تحويلها إلى مركز الحفظ والترميم التابع للأرشيف والمكتبة الوطنية. يتم خلال هذه المرحلة التدقيق على الوثائق وترميم المتضرر منها أو المشرف على التلف، مع التأكيد على أهمية التوعية بالأساليب الصحيحة في حفظ ذاكرة الوطن من الهدر والضياع.
جدول تحويل الوثائق
استعرضت الدورة التدريبية بالتفصيل، وباستخدام الصور التوضيحية، جدول تحويل الوثائق وكيفية تعبئته، بالإضافة إلى المراحل التي تمر بها عملية التحويل ومتطلباتها، والبيانات التفصيلية المطلوبة لاسترجاع الوثائق عند الحاجة من قبل متخذي القرار أو الموظفين أو الباحثين.
أهمية حفظ ذاكرة الوطن
تعتبر عملية حفظ الوثائق جزءًا حيويًا من الحفاظ على تاريخ دولة الإمارات وهويتها الوطنية. ومن خلال تنظيم هذه الدورات التدريبية، يسعى الأرشيف والمكتبة الوطنية إلى ضمان تطبيق أفضل الممارسات في إدارة الوثائق وحفظها للأجيال القادمة.
دور الأرشيف والمكتبة الوطنية
يلعب الأرشيف والمكتبة الوطنية دورًا محوريًا في جمع وحفظ الوثائق التاريخية والوطنية لدولة الإمارات. وتعد الدورات التدريبية التي ينظمها جزءًا من جهوده المستمرة لتعزيز الوعي بأهمية الأرشفة وتطوير مهارات العاملين في هذا المجال.
وأخيرا وليس آخرا
تهدف هذه الدورات إلى تطوير مهارات العاملين في مجال الأرشفة وإدارة الوثائق، وضمان تطبيق أفضل الممارسات في هذا المجال الحيوي. فمن خلال تنظيم هذه الدورات، يساهم الأرشيف والمكتبة الوطنية في الحفاظ على ذاكرة الوطن وضمان استدامتها للأجيال القادمة. وتبقى الأسئلة مفتوحة حول كيفية تطوير استراتيجيات أكثر فعالية لحماية الوثائق في العصر الرقمي؟
